Image Image Image Image Image Image Image Image Image Image

it-manager | 20/09/2017

Scroll to top

Top

Brak wypowiedzi

EDI - wartości biznesowe

EDI – wartości biznesowe


Kinga Kalińska, TKM Group

Każdego dnia poświęcamy średnio 67 min. na wyszukiwanie informacji potrzebnych nam do pracy. Ujednolicona, elektroniczna komunikacja może o 75% skrócić czas, który pracownik traci na nieefektywnych działaniach, usprawniając obsługę księgowości, płatności, dystrybucji, a w szerszej perspektywie – serwis klienta. Aby to osiągnąć konieczna jest reorganizacja procesu wymiany danych i optymalizacja zarządzania nimi na poziomie zarówno firmy, jak i relacji z podmiotami zewnętrznymi.

 

ROI – więcej czasu, lepsza komunikacja, usługa just-in-time

Stały przypływ informacji, ich przetwarzanie zabiera w tradycyjnym systemie dużo czasu i w rezultacie obniża efektywność pracowników. Wypracowanie więc mechanizmu kontroli nad danymi – ich generowaniem, utrwalaniem i wymianą – jest warunkiem zachowania płynności komunikacyjnej firmy i czasu dostarczenia docelowej usługi.

Aż 72% pracowników nie znajduje w systemie informatycznym swojej firmy danych niezbędnych do pracy, a 57% nie ma zapewnionych narzędzi do skutecznego zarządzania nimi.* Pewna amerykańska firma doradcza policzyła, że w papierowym systemie obiegu danych pracownik potrzebuje 12 minut na przetworzenie pojedynczego dokumentu, z czego 9 minut poświęconych jest na jego poszukiwanie i późniejsze umiejscawianie w odpowiednim katalogu. Pracownicy administracyjni spędzają nawet 40% swojego czasu na pracę z nieistotnymi dokumentami. 20% ich czasu pracy to wyszukiwanie informacji, przy czym połowa tego procesu nie przynosi efektu. Elektroniczny system obiegu danych  pozwala ograniczyć koszty zarządzania zasobami informacyjnymi przedsiębiorstwa nawet o 40%, a tym samym zwiększyć efektywność i konkurencyjność jego usług.

Pozwólmy się wyręczyć maszynom

W dobie informatyzacji efektywność komunikacji elektronicznej jest niekwestionowanym warunkiem sprawnego działania i sukcesu rynkowego firmy. Elektroniczna wymiana danych (EDI) jest tym rozwiązaniem, które dzięki usprawnianiu procesów wewnętrznych i wychodzących z firmy, zwiększa ich płynność i minimalizuje możliwość błędu. To proces, który może następować zarówno pomiędzy różnymi strukturami działalności firmy, jak i zewnętrznymi systemami ICT.

 Przechwytywanie

Kliknij w ilustrację powyżej: Architektura systemu EDI, Źródło: https://blog.soft-project.pl/

 

Istnieją pewne stałe kryteria, dzięki którym proces wymiany przebiega w sposób niezakłócony i zgodny ze standardami: dane są generowane i wprowadzane do systemu komputerowego odbiorcy w sposób automatyczny, według standardowego formatu bez interwencji człowieka. Dzięki ujednoliconemu opisowi struktury informacji zewnętrzny system komputerowy przetwarza i zapisuje dane automatycznie. W ten sposób realizuje się wymianę takich informacji jak np. zamówienia, faktury, opisy produktów, deklaracje podatkowe czy dokumenty transportowewyjaśnia Adrian Lapierre, CEO firmy SoftProject odpowiedzialnej za integracje systemów ERP oraz zapewnienie ich bezpieczeństwa.

Wartość dla klienta – poprawa jakości obsługi

Implementacja EDI może służyć integracji wszystkich aplikacji biznesowych w centralny system obiegu danych oraz konwersji danych na potrzeby migracji informacji pomiędzy różnymi systemami biznesowymi. Jest gwarantem wydajnego przepływu informacji, translacji danych zgodnej z logiką biznesową, a przede wszystkim integralności i kompletności wprowadzanych danych.

Elektroniczna Wymiana Danych ma także kluczowe znacznie dla zarządzania łańcuchem dostaw. Niezależnie od sektora działalności, automatyzacja tego procesu stanowić będzie decydujący krok dla każdej firmy. Korzyści wynikające z wdrożenia tego modelu są policzalne w wielu obszarach, a sprowadzają się do zwiększenia efektywności, eliminacji błędów, redukcji kosztów, a finalnie do podniesienia jakości i konkurencyjności usługi kierowanej do klienta.

 

INTEGRACJA PROCESÓW BIZNESOWYCH

(BUSINESS PROCESS INTEGRATION)
Połączenie co najmniej dwóch różnych systemów biznesowych w celu wymiany danych:

 

  • w pełni zautomatyzowany sposób wymiany i konwersji danych, minimalizujący ryzyko błędu
  • wykorzystanie zautomatyzowanych mechanizmów kontroli i sterowania przesyłem danych usprawniających procesy
  • obniżenie kosztów operacyjnych
  • szybka i precyzyjna dystrybucja danych pozwalająca na lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich

ŁAŃCUCH DOSTAW

(SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)

Zintegrowane planowanie i przeprowadzanie operacji związanych z łańcuchem dostaw, obejmujące – dostawców, poddostawców, producentów, dystrybutorów, klientów:

 

  • redukcja poziomu zapasów, kosztów magazynowania 10-20%
  • zwiększenie wydajności pracownika 2-5%
  • redukcja kosztów transportu 2-5%
  • zwiększenie obrotów firmy bez zatrudniania dodatkowego personelu 5-10%
  • poprawa jakości obsługi dostaw, zwiększenie konkurencyjności

Rosnąca popularność tych rozwiązań przekłada się na funkcjonowanie stosujących je przedsiębiorstw i ich relacje nie tylko z innymi podmiotami handlowymi, ale też klientami, którym dzięki usprawnieniu wewnętrznych procesów mogą zaoferować wyższą jakość usług.

 

Wydajne oprogramowanie dla mojej firmy

Przedsiębiorstwa mogą zdecydować się na dedykowane rozwiązanie, stworzone z uwzględnieniem aktualnych potrzeb firmy lub wdrożyć jeden z gotowych pakietów programów. Alternatywą dla tych rozwiązań jest usługa aplikacji bazującej na wymianie danych w standardzie EDI, dostępna, jako rozwiązanie chmurowe w modelu SaaS. Dzięki trybowi pay-per-use rozwiązanie pozwala w znacznym stopniu zoptymalizować koszt użytkowania systemu. Często wybór tańszego gotowego systemu jest pozorną oszczędnością – dedykowane oprogramowanie pozwala dopasować funkcjonalności do potrzeb danej działalności i w efekcie redukować długofalowe koszty obsługi wymiany danych.

Specjalizacja działalności danej firmy narzuca też często niestandardowy przepływ komunikacji biznesowej, co oznacza, że optymalnym rozwiązaniem dla efektywnej obsługi procesów wymiany jest opracowanie nowego, spersonalizowanego systemu. Efektywność modelu EDI jest uwarunkowana stopniem integracji systemów przetwarzania z istniejącą infrastrukturą elektroniczną w firmie – obejmuje to: czytniki kodów paskowych, terminale płatnicze, lokalne systemy księgowe, produkcyjne systemy diagnostyczne i wiele innych. Osiągnięcie pełnej integracji, oznaczającej kompletne wykluczenie działań człowieka z procesu przepływu danych, jest niewykonalne. W interesie firmy leży jednak, jak najwyższy jej poziom – podkreśla Adrian Lapierre.

 

Czy to się opłaca?

Strategia oprogramowania i planowania wdrożenia systemu EDI w całej strukturze firmy jest działaniem złożonym i odbywa się na wielu poziomach i analogicznie na wielu poziomach zapewnia korzyści.

 

JAKOŚCIOWE EFEKTY WDROŻENIA EDI W BIZNESIE:

 

  • integracja starych systemów z nowymi
  • redukcja kosztów administracyjnych
  • eliminacja błędów podczas wprowadzania danych
  • szybszy czas wymiany informacji
  • większe wykorzystanie procedury just-in-time
  • lepsza komunikacja z klientami i partnerami
  • podniesienie ratingu firmy
  • przyspieszenie realizacji transakcji

 

Jak podaje Lapierre – Właściwie funkcjonujący system EDI umożliwia istotne skrócenie cyklu obejmującego odpowiednio: zamówienie, sprzedaż, fakturowanie, dostawa, zapłata. Przy szacowanych dzięki EDI oszczędnościach należy szczególnie brać pod uwagę skrócenie czasu dostarczenia usługi i redukcję zapasów zabezpieczających popyt w okresie dostawy. EDI prowadzi nie tylko do szybszej realizacji transakcji handlowych, ale także zabezpiecza cały łańcuch dostaw.

 

Logistyka, serwis, e-commerce – usprawnienie procesów

Odpowiednie narzędzia do efektywnego zarządzania procesami sprzedażowymi, to nieodzowny element funkcjonowania firmy w dzisiejszym otoczeniu biznesowym. Szczególnie istotny z perspektywy branży handlowej, dla której wydajne nadzorowanie sprzedaży i kontrola nad płatnościami, dostawami i zamówieniami to krytyczne obszary działalności. Biznes coraz częściej wykorzystuje technologie cloudowe także do obsługi EDI. W ramach kompleksowych rozwiązań chmura zapewnia m.in. zarządzanie kadrami, płacami, magazynem, dostawami, prowadzenie rozliczeń księgowych czy relacji z klientami. Dla firm z branży handlowej to możliwość uzyskania pełnowymiarowego, zdywersyfikowanego wsparcia na kilku równoległych poziomach: logistycznym, serwisowym i e-commerce – wylicza Adrian Lapierre.

Ilustracją zastosowania takiej kompleksowej obsługi jest marka Lilou, znany producent biżuterii i akcesoriów. Firma korzysta z systemu ERP w chmurze i integracji z oprogramowaniem sklepu internetowego. W celu usprawnienia i integracji prowadzonych działań przy współpracy z SoftProject wdrożyliśmy system obsługi kodów kreskowych, moduł produkcji i optymalizację procesów zawiązanych z przyjęciem towaru i sprzedażą, integrację sklepu internetowego z oprogramowaniem magazynowo – księgowym oraz projekt serwisu www i e-commerce.informuje Antoine Danzon, Dyrektor Finansowy Lilou.

 

Innym przykładem wykorzystania integracji procesów wymiany dokumentów są działania BE&W – najstarszej, polskiej agencji fotograficznej, Celem projektu, który realizujemy we współpracy z firmą SoftProject jest pełne zautomatyzowanie komunikacji i wymiany danych z naszymi partnerami, z wykorzystaniem rozwiązań EDI, formuły SaaS oraz przetwarzania danych w oparciu o rozwiązania data mining. Proces ten pozwoli m.in. skrócić czas potrzebny na wystawienia faktury redukując niemal całkowicie błędogenny czynnik ludzi. – podaje Bolesław Edelhajt, Prezes Zarządu Agencji Fotograficznej BE&W.

B2B, B2P, B2C – najważniejszy jest klient

Dzięki rozwiązaniom EDI możliwa jest integracja systemów wymiany danych – zyskujemy to, co najważniejsze w biznesie – jasną i płynną komunikację, a tym samym lepszy kontakt z partnerami i klientami. Na poziomie operacyjnym EDI zapewnia liczne korzyści przekładające się na efektywność i koszty prowadzenia działalności. Eliminacja błędów podczas wprowadzania danych to szybszy czas wymiany informacji, usprawnienie procesu dostaw i przede wszystkim zadbanie o relacje z klientem – budowanie jego zaufania do jakości i profesjonalizmu usług firmy. W nowoczesnym biznesie EDI staje się niezbędnym standardem komunikacji nie tylko na linii system-system, ale business-to-business, -to-partner, -to consumer. Z czego ta ostatnia relacja w największym stopniu wydaje się decydować o pozycji firmy na rynku.

 

 

*Deloitte „Trendy HR 2014 – jak przyciągnąć i utrzymać pracowników w XXI wieku ”. Badanie Deloitte przeprowadzono wśród ponad 2,5 tys. liderów biznesu z 94 krajów świata, w tym również z Polski.

 

 

 

Wypowiedz się

Wszelkie prawa zastrzeżone