Image Image Image Image Image Image Image Image Image Image

it-manager | 26/06/2017

Scroll to top

Top

Brak wypowiedzi

Rozmowa: Ludzie, komunikacja i procesy

Rozmowa: Ludzie, komunikacja i procesy

Grażyna Wilk, CIO w AgustaWestland PZL –Świdnik SA

W ciągu ostatnich lat zaszły w naszej firmie ogromne zmiany. Właściciele dokonali wielkich inwestycji w produkcję, budynki, wyposażenie, porządkowanie procesów. Przeprowadziliśmy kilka dużych wdrożeń złożonych systemów informatycznych. Kosztowało nas to wiele wysiłku , ale wiele się też przy tym nauczyliśmy.

Dokonał się ogromny skok technologiczny. Towarzyszyły mu zmiany organizacyjne a także przemiany mentalne. Jako Służba Informatyczna Przedsiębiorstwa staliśmy się współautorami nowych rozwiązań i liderami nowych projektów w skali międzynarodowego koncernu. Jednym ze źródeł sukcesu jest nacisk, jaki kładziemy na szeroko rozumianą komunikację pomiędzy ICT a biznesem – opowiada Grażyna Wilk, dyrektor ICT w firmie AgustaWestland PZL –Świdnik SA w rozmowie ze Stanisławem Bochnakiem (Deloitte) oraz Robertem Jesionkiem (it-manager.pl)

 

 

Stanisław Bochnak, Robert Jesionek: Co wg Pani jest ważne, warte podkreślenia na początku rozmowy o pracy współczesnego CIO?

Grażyna Wilk: Od zawsze zwracałam szczególną uwagę na dobrą komunikację pomiędzy działem ICT a biznesem, naszym wewnętrznym klientem . Kiedy brałam udział w różnych konferencjach, zawsze dziwił mnie język, jakiego używały osoby prowadzące prezentacje. Rozumiem, że uczestnikami tych spotkań były w większości osoby ze środowiska IT, które rozumieją sformułowania i hasła specyficzne dla IT . Jednak dla osób z biznesu, które czasem mi towarzyszyły były one zupełnie niezrozumiałe. Na marginesie chciałabym zwrócić uwagę, że osoby zajmujące się przygotowywaniem prezentacji powinny przechodzić obowiązkowe szkolenia z zakresu :’jak się to robi’ , obejmujące : wygląd slajdów, ile tekstu może pojawić się na ekranie żeby informacja przekazywana była odebrana przez uczestników prezentacji a także – a może przede wszystkim – jakiego języka używać. Te same informacje techniczne i bardzo specjalistyczne można komunikować zupełnie normalnym językiem, w pełni zrozumiałym dla innych ludzi. I tak trzeba też rozmawiać z biznesem. Komunikacja – to jest właśnie kwestia warta podkreślenia na samym początku.

A jak problemy problemy komunikacyjne rozwiązuje Pani wewnątrz swojej organizacji?

Odkąd jestem szefem IT w tej firmie, pracuję usilnie nad takim rozwojem i uporządkowaniem komunikacji, który zagwarantuje optymalny przepływ informacji. Nie tylko wewnątrz działu, ale w skali całej firmy. To niezwykle trudne w organizacji, w której pracuje trzy i pół tysiąca ludzi. Próbowaliśmy wielu rozwiązań, ale do perfekcji wciąż nam daleko. Wszystko bowiem ostatecznie zależy od poszczególnych osób. Można wymyślać różne sposoby i systemy, a czasem jeden człowiek potrafi zatrzymać cały przepływ informacji.

W dziale ICT na poziomie korporacyjnym powstała ostatnio inicjatywa mająca na celu poprawić komunikację i przekaz informacji. Zaczęło się od tego, że została przeprowadzona ankieta w dziale w ICT, we wszystkich lokalizacjach na świecie. Obecnie opracowywane są wyniki. Dla mnie znaczące jest już to, że z ICT wzięło udział w tej ankiecie niewiele ponad 50 procent osób… Czekam jednak na efekty pracy zespołu, który ma przygotować odpowiednie rozwiązania.

Wracając do sedna, cały czas pracujemy nad komunikacją z biznesem. Nigdy nie używamy języka technicznego. Staramy się używać języka biznesowego, czyli używamy takich pojęć, jakimi biznes posługuje się na co dzień.

W korporacji dochodzi do tego element komunikacji przy użyciu języka obcego. Używając języka angielskiego musimy mieć pewność, że pracownicy w innych krajach będą nas dobrze rozumieli. W naszym przypadku było to szczególnie istotne przy pierwszych dużych projektach po wejściu zagranicznego inwestora. Przykładowo, przy wdrożeniu systemu SAP, musieliśmy od razu zbudować słownik, żeby prowadząc wdrożenie rozmawiać o tym samym.

Rozmawiamy o bardzo ważnym elemencie funkcjonowania biznesu, który ma istotny wpływ na pracę i współpracę. Ale jakie są główne źródła sukcesów w realizowanych projektach?

Komunikacja jest istotna, ale ostatecznie to wiedza, umiejętności i charaktery ludzi decydują o sukcesie projektów. W przypadku wdrożenia systemu SAP decydowała grupa ludzi: przedstawicieli biznesu i ICT naszej firmy i zewnętrznych specjalistów, którzy realizowali projekt. Nasi ludzie z biznesu mieli doskonałą wiedzę na temat procesów u nas, konsultanci byli specjalistami systemu SAP a także znali doskonale procesy w korporacji. Te dwa światy się ze sobą spotkały, w wyniku czego powstawał model, który był zgodny z centralnym procesem, ale jednocześnie był zgodny z tym realizowanym u nas.

Ogromna praca wykonywana przez nasz biznes i dział ICT zaowocowała tym, że wszystkie wdrożenia są udane. Po zakończeniu wdrożenia systemu SAP opracowaliśmy dwa zbiory KPIs za pomocą których monitorujemy jakość danych w systemie i wykonanie produkcji. Opracowaliśmy również zbiór wskaźników jakościowych, które zostały wdrożone w pozostałych lokalizacjach geograficznych.

Jak to wyglądało w praktyce?

Wdrożenie SAP było trudne, ale zakończyło się sukcesem. Grupa około 200 osób pracowała codziennie po kilkanaście godzin, wspólnie biznes , konsultanci i ICT przez blisko 10 miesięcy. Wszystko było gotowe na czas i zgodnie z założonym budżetem. Zależało nam tym, żeby nowy system był narzędziem codziennej pracy dla biznesu. To wymaga bieżącego wprowadzania danych dobrych jakościowo, z tego wynika przecież dobre raportowanie online. W przeciwnym wypadku system staje się mało użyteczny jeśli chodzi o podejmowanie decyzji i wspieranie biznesu ad hoc.

Okazało się, że pracownicy potrafią pracować z systemami i teraz można powiedzieć, że są one naprawdę użyteczne. Dzisiaj nikt nie wyobraża sobie sytuacji, że można pracować w tak dużej firmie, która jeszcze współpracuje między sobą ze wszystkimi niemalże lokalizacjami na świecie bez takiego systemu informatycznego. Ludzie to zrozumieli i teraz nie dość, że pracują z systemem, to w zakresie jakości danych udało się osiągnąć 100 procent celu.

Jaka jest rola lokalnego ICT w całej organizacji?

Początkowo, po pojawieniu się nowego właściciela nasza rola ograniczała się do przejmowania tego co przychodziło z centrali, z czasem jednak zdobyliśmy sobie pozycję kreatora nowych pomysłów i rozwiązań. Osobiście bardzo mi na tym zależało. Przede wszystkim chciałam dowartościować naszych ludzi. Historycznie bowiem byliśmy samowystarczalni, tworzyliśmy oprogramowanie, ludzie mieli duże możliwości rozwoju, a w pewnym momencie stało się tak, że tylko wdrażaliśmy to, co zostało nam wyznaczone.

Uzgodniliśmy z moim szefem , że ludziom , którzy naprawdę są dobrzy damy możliwość budowania swoich ścieżek kariery, będziemy ich włączać do projektów międzynarodowych prowadzonych w korporacji, a wręcz dawać im możliwość pełnienia w nich wiodącej roli.

W tym miejscu powraca temat komunikacji – bo warunkiem jest dobra znajomość języka. W dziale ICT wszyscy mają znajomość języka angielskiego na poziomie dobrym. W tej chwili wszyscy samodzielnie się kontaktują ze swoimi odpowiednikami w Anglii, we Włoszech czy w USA.

Jak Pani ocenia poziom przygotowania pracowników? – chodzi nam o ich wykształcenie, poziom umiejętności ludzi po studiach.

Bywam czasem zaskoczona, że młodzi ludzie przychodzą do pracy i nie znają dobrze angielskiego. Niedawno robiliśmy rekrutację i było nam trudno dokonać wyboru, bo nawet jak ktoś miał dobre predyspozycje interpersonalne, to umiejętności wątpliwe.

Wydaje mi się, że uczelnie w ogóle nie współpracują z zakładami pracy i nie przygotowują młodych ludzi do pracy w informatyce w zakładach produkcyjnych. Przychodzą do nas często osoby merytorycznie niemal zupełnie nieprzydatne. Dlatego nawiązaliśmy kontakt z naszymi lubelskimi uczelniami i staramy się przekazywać im wiedzę, nasze potrzeby w zakresie kształcenia studentów. Na razie jednak niewiele się zmienia.

Jak Pani ocenia atmosferę pracy w Waszej firmie?

Atmosfera pracy jest dla mnie niezwykle ważna, ale pewien poziom dyscypliny musi obowiązywać. Potrafię podnieść głos na pracowników, choć w sumie rzadko się to zdarza. Nigdy nie robię tego złośliwie, ale czasem trzeba kogoś postawić do pionu, gdy za bardzo się rozleniwi. Nigdy nie są to uwagi personalne, zawsze dotyczy to pracy, zadań. Poza pracą organizujemy sobie wspólne spotkania, wyjazdy integracyjne. To też jest potrzebne, ponieważ tworzy przyjazną atmosferę.

Czy Wasz dział ICT można nazwać usługowym, czy też określiłaby go Pani inaczej?

Odkąd jestem szefem ICT a nawet wcześniej, ten dział nie nazywał się Departament Informatyki tylko Służba Informatyczna Przedsiębiorstwa. Sama nazwa wskazuje, że zawsze byliśmy służbą, czyli model usługowy działał u nas od zawsze. Nigdy jako IT nie forsowaliśmy wymyślonych wewnętrznie rozwiązań. Zawsze było odwrotnie. Nawet jeśli biznes nie wskazywał nam swoich potrzeb, prowokowaliśmy ich do tego. Organizowaliśmy spotkania, próbowaliśmy podpowiadać. Z czasem to się rozwinęło. Trochę przez „przymusowe” wdrożenia systemów typu SAP czy BI. Pracownicy musieli zacząć korzystać z nowych narzędzi, ale teraz już na tyle wyciągają korzyści, że sami potrafią definiować swoje potrzeby i kierować je do nas.

Przykładowo, niedawno zrobiliśmy wspólnie z włoskimi kolegami workshop dla pionu operacyjnego, pokazując trendy i technologie w obszarze raportowania. Jednocześnie zadawaliśmy pytania dotyczące tego, czy wykonują manualnie takie czy inne raporty poza systemem, czy wyciągają dane, czy męczą się z Excelem. Dostaliśmy odpowiedzi i będziemy je analizować. Okazuje się, że połowa z tego co wykonują pracownicy poza systemem, jest w nim. Czasami to brak wiedzy (wtedy konieczne są szkolenia) ,czasem należy się zastanowić czy zgłoszone potrzeby są zasadne (bo taniej kosztuje wykonanie przez pracownika 3 raportów raz w roku niż wydanie pieniędzy na zrobienie jednego z tymi samymi danymi , które posiadają te 3 istniejące) a czasami trzeba po prostu dostarczyć najlepsze rozwiązanie. Cały czas jesteśmy w kontakcie z naszym wewnętrznym klientem, z biznesem.

FOTO: Robert Jesionek

Wypowiedz się

Wszelkie prawa zastrzeżone