Image Image Image Image Image Image Image Image Image Image

it-manager | 20/11/2017

Scroll to top

Top

Brak wypowiedzi

Social podbija intranet

Social podbija intranet

Poznali się kilkanaście lat temu kiedy stawiali pierwsze kroki w biznesie. Dzisiaj obydwoje odnoszą sukcesy w branży IT – Jerzy Karpel jako specjalista IT z 15-letnim doświadczeniem prowadzący firmę doradczą StepChangeIT i Grzegorz Rudno-Rudziński, Prezes Zarządu Grupy Unity oraz Dyrektor Operacyjny marki Intratic. Nam udało się namówić ich na dyskusję o ewolucji intranetu.

 

Grzegorz Rudno – Rudziński: W jakim kierunku rozwija się obecnie usługa Microsoft Office 365?

Jerzy Karpel: Dziś jej największą zaletą jest fakt, że łączy w sobie wszystkie elementy związane z social networkingiem. Dodany nowy komponent Yammer działa podobnie jak Facebook. Ponadto, pomaga w szybszej adopcji platformy SharePoint po jej wdrożeniu w organizacji. Młodzi ludzie często w swojej pracy wykorzystują serwisy społecznościowe zamiast korzystać z firmowej skrzynki pocztowej. Popularny Facebook to symbol naszych czasów. Stąd też nowa strategia firmy Microsoft skupia się bardziej wokół społecznościowych funkcji SharePointa. Często spotykam klientów, którzy coraz chętniej wykorzystują Yammera w swojej codziennej pracy (głównie Zarząd oraz osoby na stanowiskach kierowniczych). Na poziomie operacyjnym zastępuje on bez większych problemów tradycyjny workflow.

GRR: Ale porozmawiajmy językiem korzyści. Co daje organizacji funkcja social?

JK: Z punktu widzenia każdej organizacji ważne jest, aby zrozumieć psychologię użytkowników danego narzędzia. Pracując przy wielu projektach w Stanach Zjednoczonych, zauważam spore różnice w naszym podejściu do pracy. My Polacy nie lubimy narzuconych standardów. Staramy się świadomie omijać pewne kroki w procesie biznesowym. Dlatego jeśli wszyscy pracownicy będą czuć się odpowiedzialni za swoje zadania, to łatwiej jako organizacja, osiągniemy efekty operacyjne takie jak np. zwiększenie sprzedaży. Takie podejście pozwoli nam tez na dogłębne zapoznanie się z nowymi funkcjonalnościami naszego systemu.

GRR: Elementy społecznościowe uchodzą za skuteczne rozwiązanie, ale czy sprawdzają się niezależnie od wielkości organizacji? Dotychczasowe badania rzadko to potwierdzają.

JK: Pracowałem kilka lat temu dla firmy, która liczyła ponad 65 tysięcy osób. Z moich obserwacji wynika, że te dodatkowe elementy społecznościowe dobrze tam zadziałały, choć nie był to znaczący sukces. Ja osobiście wierzę, że im mniejsza firma, tym łatwiej wdrożyć te funkcjonalności. Zawsze znajdzie się grupa ludzi, która będzie tymi rozwiązaniami naprawdę zainteresowana. I w tym kontekście bardzo istotne jest to, że Yammer wspomaga pracę grupową. Przypuszczam, że Microsoft przed zakupem tego oprogramowania i wprowadzeniem do Office 365 przeprowadził szereg badań i przeanalizował potrzeby swoich użytkowników. Dodatkowym atutem jest to, że nowy Yammer świetnie integruje się z SharePointem.

Osobiście uważam, że workflowy nie nadają się do zarządzania wiedzą. Wiedzę mamy w głowie. Możemy się nią dzielić, ale nie ma systemu, który przeniesie ją w całości do jakiegoś dokumentu. Na takim podejściu bazują wszystkie narzędzia społecznościowe. Komunikacja w firmie polega na tym, że pracownik szukający konkretnej informacji, próbuje uzyskać kontakt z ekspertem z danej dziedziny. On przekazuje mu wiedzę i proces się zamyka.

GRR: Pozwolę się nie zgodzić. Weźmy na przykład proces ofertowania. Załóżmy, że przez 5 lat przygotowałem pewną liczbę ofert, które udostępniłem w SharePoincie. Nawet jeśli odejdę z organizacji, dokumenty zostaną i w tym sensie wymiana wiedzy zostanie zachowana.

JK: Jeżeli korzystamy z najnowszych rozwiązań, to już pierwsza wersja oferty zostaje zapisana w systemie. Tego nie wymusza workflow, tylko sposób pracy. Jeśli poinformujemy pracowników, że jedna wersja oferty dostępna będzie dla wszystkich i można będzie ją współredagować w tym samym czasie, to zmienimy ich dotychczasowy sposób pracy. Andrew McAffy, twórca rozwiązań eneterprise bardzo dobrze to ujął – „in the flow of your activities”. Ludzie wolą wykonywać proste czynności, które ułatwiają im życie, a każde dodatkowe funkcjonalności, którym trzeba poświęcić więcej czasu, nie są przez nich używane. Dokumenty ofertowe, jeśli znajdują się w systemie, pozwalają skrócić czas ofertowania. Jeśli natomiast dołożymy do tego workflow, to teoretycznie nam to wydłuży czas pracy, i może nie zadziałać poprawnie.

GRR: Mamy reguły postępowania, które wspomagamy odpowiednim systemem. Powiedziałeś na początku dlaczego warto wdrożyć Yammera. Przyjąłeś, że wszyscy będziemy z niego korzystać w taki sam sposób. Czym takie podejście różni się od jednak elastycznego workflow?

JK: Tak jak już wspomniałem wcześniej, Yammer znany z Office 365 to po prostu korporacyjny Facebook, jego bardziej formalna wersja. Wygląda i działa podobnie. Yammer jest sexy. Pracownicy stają się aktywniejsi i bardziej skorzy do kontaktu. Powtórzę ponownie, Polacy nie lubią zakazów. Lubią czuć swobodę. Na Facebooku mogą pisać o tym, jak wygląda ich dzień, gdzie byli i co robili. W kontekście organizacyjnym za pomocą Yammera mogą się pochwalić np. sukcesami w pracy czy swoimi nagrodami. Jeśli decydujemy się na to rozwiązanie, musimy również pamiętać o kulturze organizacyjnej. Uważam, że dobrze zarządzana firma, z dobrymi pracownikami, nie do końca potrzebuje wsparcia workflow. On może być pomocny, ale w naprawdę ekstremalnych przypadkach.

GRR: Według mnie workflow jednak częściej się przydaje. Przede wszystkim pomaga kontrolować koszty, a to jest akurat kluczowy aspekt optymalizacji procesów w firmie.

JK: Poniekąd masz rację. Ale musisz wziąć pod uwagę jeszcze inną kwestię. Jeśli uważamy, że nasza firma powinna lepiej działać operacyjnie, ma przynosić zyski i rozwijać się w odpowiednim kierunku, to tego celu nie da się osiągnąć przy pomocy workflow. Jeśli z kolei szukamy oszczędności, to jak najbardziej jego wykorzystanie jest wskazane. Określenie celów w tym wypadku jest kluczem do podjęcia odpowiedniej decyzji biznesowej.

GRR: Według mnie, workflow jest też skutecznym rozwiązaniem, aby pokonać bariery organizacyjne. Zautomatyzowanie procesów biznesowych poprawia wydajność organizacji i zanikają bariery rozwoju.

JK: W pewnym sensie. Niestety wszystko zależy od struktury organizacji. Można mieć wysokiej jakości workflow, który wspomoże rozwój firmy, ale jeśli podstawowe założenia nie będą realizowane, to nawet najlepszy system nie pomoże. Narzędzia społecznościowe wspomagają procesy biznesowe, ponieważ wszystko jest bardziej transparentne i lepiej dostępne.

Poza tym, nie można wszystkiego wdrożyć w jednym momencie. Trzeba znaleźć problem bądź proces, w którym social networking zadziała i wdrożyć odpowiednie narzędzie, dopasowane do naszych potrzeb. Zachęcam właśnie do takiego podejścia. Workflow to takie rozwiązanie, które naturalnie w większości firm się sprawdzi, szczególnie jeśli do tego mamy dobrze przygotowaną organizację. Różnym firmom przyniosło wiele korzyści, co pokazuje, że warto inwestować.

Wywiad przeprowadzono w czasie roadshow „Przyjazny SharePoint”, zorganizowanego przez Intratic. Firma tworzy systemy cyfrowego środowiska pracy, w tym wdrożenia wspierające komunikację, pracę grupową, zarządzanie obiegiem dokumentów i wiedzą już od ponad 10 lat. Doświadczenia Intratic wywodzą się z firmy Contium, a wśród klientów firmy są takie marki jak Skoda, Allianz, Carrefour, Mostostal, EFL, BZ WBK czy VB leasing. Intratic jest częścią Grupy Unity – jednego z największych dostawców rozwiązań IT dla e-biznesu w Polsce.

Wypowiedz się

Wszelkie prawa zastrzeżone